Warum sollte es genutzt werden?

Weil es flexibler, einfacher und kostengünstiger als vergleichbare Lösungen ist.

Alle bisherigen Erfahrungen bei der Nutzung des b-i-t^®–DMS zeigen:

• Durch die Nutzung des b-i-t^®–DMS werden Kosten gespart. Die Werbeaussage "Sparen Sie 90%" auf der Startseite ist eher tiefgestapelt.
• Durch die Nutzung des b-i-t^®–DMS stehen Funktionalitäten zur Verfügung, die mit anderen Systemen nicht erreichbar sind und Ihre Sicht auf die Kommunikation mit Dokumenten revolutionieren werden. Die intelligente Nutzung dieser Möglichkeiten wird Ihren Geschäftserfolg erhöhen.

Was ist die Basis des Systems?

Das b-i-t^®–DMS stellt einen Vorlagenmechanismus zur Verfügung, mit dem sich Templates (Vorlagen) definieren lassen, die in anderen Dokumenten oder Templates genutzt werden.

Dadurch wird die Konsistenz von verschiedenen Dokumenten sichergestellt und Aufwände zur Pflege von Inhalten reduziert. Wird ein Basis-Template (z.B. eine Telefonnummer) geändert, enthalten alle Dokumente die richtige Telefonnummer. Templates dienen aber nicht nur zur einfachen Textersetzung. Sie können intelligent sein. So kann zum Beispiel ein Template für die Anrede in Briefen oder E-Mails unterscheiden, ob es einen deutschen Text oder einen englischen, die weibliche oder männliche, eine formale oder persönliche Ansprache liefern soll.

Durch den Vorlagenmechanismus wird auch eine Abstraktion erreicht. Bei der Verfassung eines Brief muss ich nur das oben angegeben Anrede-Template referenzieren. Was es konkret und wie es etwas erzeugt, muss mich nicht interessieren. Ich kann mich einfach auf den Inhalt meines Briefes konzentrieren.

Oft generieren Templates Inhalte, die viel komplizierter als die des Anrede-Templates sind. Sie enthalten umfangreiche Layout-Vorschriften, die für den Designer von HTML- oder PDF-Dokumenten wichtig sind, mich aber bei der Eingabe konkreter Inhalte nicht interessieren. Mich muss dies auch nicht interessieren, weil ich nur das Layout-Template referenziere. Ändert der Design-Fachmann das Layout, muss mich das auch nicht interessieren (siehe Konsistenz).

Das b-i-t^®–DMS stellt neben dem Vorlagenmechanismus eine natürliche Integration mit einem Versionsverwaltungs- und Datenbank-System zur Verfügung. Dadurch wird seine Leistungsfähigkeit wesentlich erhöht.

Was spricht gegen andere Systeme?

Mit dem b-i-t^®–DMS wurde das Rad nicht neu erfunden. Es wurden einfach nur die Techniken, die seit über einem halben Jahrhundert bekannt sind, genutzt und mit jüngeren Techniken (wie leistungsfähige Versionsverwaltung, Internet, XML) sinnvoll verbunden.

Viele Produkte (Office-Pakete, System zum Desktoppublishing, oder CMS-Systeme) bieten so etwas wie den Vorlagenmechanismus (manchmal auch Makro- oder Script-Schnittstelle genannt). Diese haben aber in der Regel folgende Nachteile:

• Der Mechanismus ist an das speziellem Programm gebunden, er kann nicht auf Dokumente anderer Programme angewendet werden.
• Die Bedienung ist oft sehr kompliziert.
• Jedes System hat seinen eigenen Mechanismus, der erlernt werden muss.
• Eine Integration mit Datenbanksystemen ist selten vorgesehen.
• Eine Integration mit Versionsverwaltungssytemen ist nicht vorgesehen.
• Eine Integration mit den Internettechnologien ist nicht vorgesehen.